Papier ist auch in einem modernen Büro unerlässlich. Einerseits, um Dokumente darauf zu drucken und abzuheften. Andererseits, um Notizen darauf zu schreiben. Warum also Papier sparen? Um Geld- und Ressourcenverschwendung vorzubeugen. Der sparsame Umgang mit Papier senkt die Bürokosten und trägt gleichzeitig zum Wald- und Klimaschutz bei.
Tipps, um im Büro Papier zu sparen
Ein einfacher Trick, um im Büro Papier zu sparen: Notizzettel abschaffen. Die kleinen, bunten Haftzettel eignen sich, um kurze Nachrichten oder Erinnerungen darauf zu hinterlassen.
In Zeiten von Notiz-Apps auf dem Smartphone sind sie jedoch unnötig. Ob Listen schreiben oder Termine eintragen – Applikationen auf dem Handy übernehmen die Aufgabe. Statt dem Kollegen einen Haftzettel an den Bildschirm zu kleben, kommt eine Whatsapp-Nachricht infrage.
Tipp: Wer nicht auf Post-its verzichten möchte, entscheidet sich für die wiederverwendbare Variante. Hierbei handelt es sich um PET-beschichtete und dadurch abwischbare Notizzettel. Alternativ kommt die Rückseite von alten Dokumenten als Notizzettel-Ersatz infrage.
Mit der Hilfe des Druckers Papier sparen
Im Büro geht viel Papier durch unnötige Ausdrucke verloren. Daher lohnt vor jedem Druckauftrag die Überlegung, warum das jeweilige Dokument ausgedruckt vorliegen muss.
Dabei stellt sich heraus, dass oftmals die Online-Lösung ausreicht. Statt jedem Mitarbeiter ein Merkblatt auszudrucken oder zu kopieren, kommt eine E-Mail infrage. Gleiches gilt für:
- Sicherheitshinweise
- Info-Material
- Terminlisten
Dennoch gibt es Dokumente, die einen Ausdruck erfordern. Dabei eignet sich zum Papiersparen die Duplex-Funktion des Druckers. Dieser bedruckt dann ein Blatt von beiden Seiten. Im Vergleich zum einseitigen Standarddruck bedeutet das eine Papierersparnis von 50 Prozent.
Mit dem digitalen Büro zu mehr Papierersparnis
Rechnungen an Geschäftspartner, Lieferanten und Kunden ausdrucken und abheften? Das kostet unnötig Geld und Zeit. Die Alternative besteht im digitalisierten Rechnungswesen. Dabei senden Unternehmen ihre Rechnungen per E-Mail als PDF-Datei.
Achtung: Ab 2025 beginnt bis Ende 2027 die Übergangsfrist für die verpflichtende E-Rechnung im B2B-Bereich.
Neben der digitalen Buchhaltung eignet sich die digitale Personalakte, um Papier zu sparen. Die Digitalisierung der Personalakten erleichtert durch eine verbindliche Aktenstruktur die Datenorganisation. Gleichzeitig spart die automatisierte Ablage Zeit und Mitarbeiterkapazitäten.
Fazit: Einfache Tipps helfen beim Papiersparen
Das Papiersparen funktioniert durch den Verzicht auf unnötige Haftnotizen und Ausdrucke. Ebenfalls hilft der Wandel zum „papierlosen“ Büro dabei, den Papierverbrauch auf ein Minimum zu beschränken.
